IT-Asset-Management (ITAM):

Was ist IT-Asset-Management?

Viele glauben, dass der ITAM-Prozess beginnt, wenn ein Asset in den Bestand aufgenommen wird. Tatsächlich beginnt er in dem Moment, in dem der Bedarf an einem neuen IT-Asset entsteht. Hier sehen Sie die fünf Phasen des ITAM und die Anforderungen für jede Phase:

• Anforderung: Der Anforderungsprozess beginnt, wenn eine Person innerhalb eines Unternehmens die Anschaffung neuer IT-Geräte anfordert. Zu den Best Practices des ITAM gehören eine standardisierte, automatisierte Methode für die Übermittlung von Anforderungen und eine vordefinierte Gruppe von Kriterien, auf deren Basis Anforderungen geprüft und genehmigt oder abgelehnt werden.
• Beschaffung: Diese Phase beinhaltet die Anschaffung von IT-Assets. Wichtige Aspekte des IT-Asset-Managements während dieser Phase sind die Auswahl eines Anbieters, Vertragsverhandlungen, Finanzierungsverfahren und die erfolgreiche Aufnahme der erworbenen Assets in den Bestand.
• Implementierung: In dieser Phase werden die IT-Geräte für die Nutzung vorbereitet, ob in einem Rechenzentrum, in einer Werkhalle oder auf der Workstation eines einzelnen Benutzers. Zu den Best Practices des ITAM gehört die Nutzung von Tools für das Bestandsmanagement, von Gerätezuweisungen und von festgelegten „Eigentümern“ und Standorten.
• Wartung: Die Asset-Wartung umfasst Routinemaßnahmen für die physische Instandhaltung sowie Software-Updates und alle notwendigen Reparaturen. Ausgereifte IT-Asset-Management-Systeme für die Wartung zeichnen sich durch automatisierte Prozesse aus, die durch Management-Tools unterstützt werden.
• Außerbetriebnahme: Alle IT-Assets müssen am Ende ihres Lebenszyklus außer Betrieb genommen werden. Gelegentlich kommt es vor, dass Geräte nicht mehr funktionieren. Aber mit effektiven Verfahren für das IT-Asset-Management können die Kosten für den weiteren Einsatz älterer Assets und die Leistungsvorteile, die entstehen, wenn sie durch neuere Technologie ersetzt werden, sorgfältig abgewogen werden.

IT-Asset-Management (ITAM) maximiert den Wert und minimiert das Risiko durch die Verwaltung von Hardware, Software und zugehörigen Assets in einem Unternehmen. Und so funktioniert’s:

• Bestandsaufnahme: Das Verfahren beginnt mit einer Bestandsaufnahme aller unternehmenseigenen und genutzten IT-Anlagen, einschließlich Computern, Servern, Netzwerkausrüstung, Peripheriegeräten, Softwarelizenzierungen, Abonnements und digitalen Assets.
• Asset-Klassifizierung: Art, Nutzung, Eigentum und betriebliche Relevanz bestimmen die Klassifizierung der Assets. Dies hilft bei der Verwaltung und Zuweisung von Ressourcen durch Kategorisierung und Priorisierung von Assets.
• Dokumentation: Kaufdaten, Garantien, Konfigurationen, Lizenzvereinbarungen und Nutzungshistorien werden aufgezeichnet. Diese Dokumentation zeigt die IT-Infrastruktur des Unternehmens und hilft bei der Entscheidungsfindung.
• Asset Lifecycle Management: Vom Erwerb bis zur Entsorgung. ITAM erfordert eine erfolgreiche Beschaffung, Bereitstellung, Wartung, Aktualisierung und Stilllegung. Dadurch wird die Nutzung der Assets während ihrer gesamten Lebensdauer optimiert und Kosten und Gefahren werden reduziert.
• Compliance: Die Einhaltung von Vorschriften, Industriestandards und Lizenzvereinbarungen verringert rechtliche und finanzielle Risiken. Im Rahmen des ITAM-Prozesses werden Richtlinien überwacht und durchgesetzt, Softwarelizenzierungen werden entsprechend den Bedingungen genutzt und die Compliance wird regelmäßig überprüft.
• Optimierung: ITAM maximiert den Wert der IT-Assets und minimiert die Verschwendung. Dies erfordert die Ermittlung ungenutzter oder veralteter Ressourcen, die Neuzuweisung von Ressourcen und Initiativen zur Kosteneinsparung, wie beispielsweise die Konsolidierung von Lizenzen und Anbietervereinbarungen.
• Sicherheit: Das IT-Asset-Management umfasst den Schutz vor Bedrohungen und Schwachstellen. Sicherheitsmethoden wie Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen, Patch-Verwaltung und Antivirensoftware schützen vor unbefugtem Zugriff, Datenverletzungen und Cyberangriffen.
• Berichterstattung und Analyse: Die Berichterstattung über IT-Asset-Daten gibt Aufschluss über Verbrauch, Leistung und Kosten. Dies hilft, Trends zu erkennen, fundierte Entscheidungen zu treffen und IT-Investitionen zu optimieren, um die Unternehmensziele und -prioritäten zu erreichen.

Ein gutes IT-Asset-Management-Verfahren gewährleistet das effiziente und sichere Funktionieren der IT-Infrastruktur eines Unternehmens und maximiert die technologischen Investitionen.

IT-Asset-Management hat mehrere Vorteile:

• Es unterstützt Unternehmen dabei, die Ressourcen-Zuordnung zu optimieren und bessere Investitionen in Technologie zu tätigen, wodurch die Budget-Effizienz sichergestellt wird und unnötige Ausgaben vermieden werden.
• Die sichere und verantwortungsvolle Außerbetriebnahme von IT-Assets gewährleistet die Konformität mit daten- sowie umweltbezogenen Vorschriften und schützt den Ruf und das finanzielle Wohlergehen des Unternehmens.
• Ein effektives Management ermöglicht Unternehmen eine Maximierung des Infrastrukturpotenzials. Dies führt zu einer besseren Leistung und Kosteneffizienz.
• Durch proaktive Planung optimiert das IT-Asset-Management Workflows, steigert die Produktivität und minimiert Ausfallzeiten, wodurch die Effizienz insgesamt verbessert wird.

Bewährte IT-Asset-Management (ITAM)-Verfahren können IT-Ausgaben maximieren, Kosten minimieren, Risiken begrenzen und die Compliance gewährleisten. Hier sind wichtige ITAM-Best Practices:

• Führungskräfte als Partner: Um den Wert von ITAM-Aktivitäten zu verdeutlichen und die Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen zu gewährleisten, sollten Sie sich die Unterstützung der Geschäftsleitung sichern.
• Richtlinien und Verfahren: Erstellen Sie umfassende ITAM-Richtlinien und -Verfahren, die Rollen, Zuständigkeiten, Prozesse und Standards für das Lifecycle-IT-Asset-Management festlegen.
• Erstellen Sie ein Bestandsverzeichnis: Behalten Sie den Überblick über alle IT-Assets, einschließlich Hardware, Software, Lizenzen und digitale Assets. Erfassen und verwalten Sie Bestandsdaten effizient durch Automatisierung.
• Klassifizierung und Kategorisierung von Assets: Um Ressourcen effizient zuzuteilen und Prioritäten bei der Verwaltung zu setzen, sollten Sie die Assets nach Faktoren wie Art, Eigentum, Relevanz und Verwendung klassifizieren und kategorisieren.
• Dokumentation: Erfassen Sie das Kaufdatum, die Garantie, die Konfiguration, die Lizenzvereinbarungen und die Nutzungshistorie des Assets. Speichern Sie Assets in zentralen Repositories für schnellen Zugriff.
• Lifecycle Management: Systematische Verwaltung von Assets vom Kauf bis zur Entsorgung. Gemäß den dokumentierten Prozessen umfasst dies den Erwerb, die Bereitstellung, die Wartung, die Aktualisierung und die Stilllegung.
• Compliance Management: Überwachen Sie die ITAM-Vorschriften und setzen Sie diese durch. Führen Sie regelmäßig Audits und Überprüfungen durch, um die Einhaltung von Vorschriften, Branchen- und Lizenzbestimmungen sicherzustellen.
• Optimierung und Kostenkontrolle: Maximieren Sie den Wert Ihrer IT-Assets und reduzieren Sie die Kosten. Optimieren Sie Ihre IT-Ausgaben, indem Sie ungenutzte oder doppelte Geräte ausmustern, Lizenzen konsolidieren, vorteilhafte Anbieterverträge aushandeln und Kosten senken.
• Sicherheits- und Risikomanagement: Schutz des Netzwerkes vor Cyberangriffen, illegalem Zugriff und Datenpannen. Implementieren Sie Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung, Patch-Management und Sicherheitsüberwachung.
• Schulung und Sensibilisierung: Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über ITAM-Regeln, -Prozesse und Best Practices. Vergewissern Sie sich, dass die Beteiligten ihre Pflichten im IT-Asset-Management verstehen.
• Kontinuierliche Verbesserung: Überwachung und Analyse von ITAM-Verfahren und -Praktiken, um Probleme zu finden und zu beheben. Entwicklung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung zur Anpassung an technologische und organisatorische Veränderungen.
• Integration mit ITSM und anderen IT-Prozessen: Um die Koordination und Abstimmung der IT-Aktivitäten zu gewährleisten, sollte ITAM in andere IT-Prozesse wie IT-Service-Management (ITSM), Change Management und Konfigurationsmanagement integriert werden.

Diese Best Practices können Unternehmen dabei helfen, solide ITAM-Systeme zu entwickeln, die IT-Assets verwalten, Investitionen optimieren und Unternehmensziele erfüllen.