Gestión de activos de TI (ITAM):

¿Qué es la gestión de activos de TI?

Si bien muchos creen que la ITAM comienza cuando un activo ingresa en el inventario, en realidad, empieza en el momento en que surge la necesidad de un nuevo activo de TI. A continuación se detallan las cinco etapas de ITAM y los requisitos de cada una de ellas:

• Solicitud:  el proceso de solicitud empieza cuando alguien dentro de una empresa envía una solicitud para adquirir un nuevo equipo de TI. Las mejores prácticas de ITAM incluyen contar con un método automatizado y estandarizado para el envío de solicitudes y un conjunto predefinido de criterios que servirán para evaluar y aprobar o rechazar las solicitudes.
• Adquisición:  en esta etapa tiene lugar la adquisición de activos de TI. La selección de proveedores, la negociación del contrato, los procedimientos de financiación y la introducción exitosa de activos adquiridos en el inventario son aspectos clave de la gestión de activos de TI que entran en juego durante esta etapa.
• Desarrollo:  en esta etapa, los equipos de TI entran en funcionamiento, ya sea en un centro de datos, en una fábrica o en una estación de trabajo individual. Las mejores prácticas de ITAM incluyen el uso de herramientas de gestión de inventario, asignaciones de equipos, y «propietarios» y ubicaciones específicos.
• Mantenimiento:  el mantenimiento de los activos incluye mantenimiento físico de rutina, actualizaciones de software y cualquier reparación necesaria. Los procesos automatizados, compatibles con las herramientas de gestión, son el sello distintivo de los sistemas de gestión de activos de TI maduros para el mantenimiento.
• Retirada:  todos los activos de TI llegan al final de su vida útil y deben retirarse de circulación. Ocasionalmente, los equipos se averían, pero con la implementación de las buenas prácticas de gestión de activos de TI, el coste de mantener los activos obsoletos se equilibra con las ventajas de rendimiento de reemplazarlos por tecnología más actual.

La gestión de activos de TI (ITAM) maximiza el valor y minimiza el riesgo al gestionar activos de hardware, software y similares de una organización. He aquí cómo funciona:

• Inventario: el procedimiento comienza con un inventario de todos los activos de TI que utiliza la empresa y son de su propiedad, incluidos ordenadores, servidores, equipos de red, periféricos, licencias de software, suscripciones y activos digitales.
• Clasificación de activos: el tipo, el uso, la propiedad y la criticidad de las operaciones determinan la clasificación de los activos. Categorizar y priorizar los activos ayuda a gestionar y asignar los recursos.
• Documentación: se registran fechas de adquisición de activos, garantías, configuraciones, acuerdos de licencia e historiales de uso. Esta documentación muestra la infraestructura de TI de la empresa y ayuda en la toma de decisiones.
• Gestión del ciclo de vida del activo: de la adquisición a la eliminación. La gestión de activos de TI requiere procesos adecuados de adquisición, implementación, mantenimiento, actualización y retirada. De este manera, se optimiza el uso de los activos durante su vida útil, al tiempo que se reducen los costes y peligros.
• Cumplimiento: respetar las regulaciones, los estándares del sector y los acuerdos de licencia reduce los riesgos legales y financieros. En el proceso de gestión de activos de TI, las políticas se supervisan y aplican, las licencias de software se utilizan de conformidad con sus términos y condiciones, y el cumplimiento se somete a auditorías periódicas.
• Optimización: la gestión de activos de TI maximiza el valor de estos y minimiza los residuos. Requiere identificar los activos que no se utilizan o que han quedado anticuados, reasignar recursos y llevar a cabo iniciativas de ahorro de costes, como consolidar las licencias y llegar a acuerdos con los proveedores.
• Seguridad: la gestión de activos de TI incluye su protección frente a amenazas y debilidades. Los métodos de seguridad, que incluyen el cifrado, las restricciones de acceso, la gestión de reparaciones y el software antivirus, protegen los activos frente a accesos no autorizados, vulnerabilidades de datos y ciberataques.
• Elaboración de informes y análisis: la elaboración de informes de datos sobre los activos de TI desvela el consumo, el rendimiento y los costes. Ayuda a detectar tendencias, tomar decisiones informadas y optimizar las inversiones en TI para cumplir los objetivos y las prioridades de la empresa.

Un buen procedimiento de gestión de activos de TI garantiza un funcionamiento eficiente y seguro de la infraestructura de TI de una organización, al tiempo que maximiza las inversiones tecnológicas.

La gestión de activos de TI comporta numerosos beneficios:

• Ayuda a las organizaciones a optimizar la asignación de recursos y realizar mejores inversiones en tecnología, optimizando la eficiencia del presupuesto y evitando gastos innecesarios.
• El desmantelamiento seguro y responsable de los activos de TI asegura el cumplimiento de las regulaciones de datos y medio ambiente, lo que contribuye a proteger la reputación de la organización y su salud financiera.
• Una gestión eficaz permite a las organizaciones maximizar el potencial de la infraestructura, lo que mejora el rendimiento y la rentabilidad.
• A través de una planificación proactiva, la gestión de activos de TI optimiza los flujos de trabajo, mejora la productividad y minimiza el tiempo de inactividad, lo que mejora la eficiencia general.

Las mejores prácticas de la gestión de activos de TI puede maximizar los gastos en TI, minimizar los costes, limitar los riesgos y mantener el cumplimiento normativo. Estas son algunas de las mejores prácticas más importantes de la gestión de activos de TI:

• Patrocinio ejecutivo: obtén el patrocinio y el soporte ejecutivo para mostrar el valor de las actividades de gestión de los activos de TI y garantizar la sintonía con los objetivos y aspiraciones de la empresa.
• Políticas y procedimientos: crea políticas y procedimientos completos de gestión de los activos de TI que especifiquen roles, responsabilidades, procesos y estándares para la gestión de activos de TI del ciclo de vida.
• Prepara un inventario de los activos: haz un seguimiento de todos los activos de TI, incluidos el hardware, el software, las licencias y los activos digitales. Captura y gestiona los datos de los activos de forma eficiente mediante la automatización.
• Clasificación y categorización de los activos: para asignar de forma eficiente recursos y priorizar los esfuerzos de gestión, clasifica y categoriza los activos en función de factores como el tipo, la propiedad, la criticidad y el uso.
• Documentación: registra la fecha de adquisición, la garantía, la configuración, los acuerdos de licencia y el historial de uso del activo. Guarda los datos de los activos en repositorios centrales para facilitar un acceso rápido.
• Gestión del ciclo de vida: gestiona sistemáticamente los activos, desde la adquisición hasta la eliminación. Según la documentación sobre procesos existente, ello abarca la adquisición, la implementación, el mantenimiento, las actualizaciones y la retirada.
• Gestión del cumplimiento: supervisa y aplica las regulaciones de gestión de los activos de TI, y realiza auditorías y revisiones frecuentes para garantizar el cumplimiento normativo, del sector y de las licencias.
• Optimización y control de costes: maximiza el valor de los activos de TI y reduce los costes. Optimiza el gasto en TI eliminando equipos no usados o duplicados, consolidando licencias, negociando con los proveedores unos contratos más ventajosos y recortando costes.
• Seguridad y gestión de riesgos: protege los activos de TI frente a accesos ilegales, vulnerabilidades de datos y ciberataques. Implementa restricciones de acceso, cifrado, gestión de reparaciones y supervisión de la seguridad.
• Formación y concienciación: prepara a los empleados con reglas, procesos y las mejores prácticas de gestión de activos de TI. Asegúrate de que las partes interesadas comprendan sus obligaciones en cuanto a la gestión de activos de TI.
• Mejora continua: supervisa y analiza los procedimientos y las prácticas de gestión de los activos de TI para encontrar y resolver cualquier problema. Desarrolla una cultura de mejora continua para adaptarte a los cambios tecnológicos y organizativos.
• Integración con la ITSM y otros procesos de TI: para garantizar la coordinación y la alineación entre las actividades de TI, integra la gestión de activos de TI con otros procesos de TI, como la gestión de servicios de TI (ITSM), la gestión del cambio y la gestión de configuración.

Estas mejores prácticas pueden ayudar a las organizaciones a crear sistemas sólidos de ITAM que gestionen los activos de TI, optimicen las inversiones y satisfagan los objetivos empresariales.