Lugar de trabajo digital
¿Qué es un lugar de trabajo digital?
Un lugar de trabajo digital es una forma virtualizada del entorno de oficina presencial tradicional, donde se desarrollan muchos elementos de colaboración y productividad a través de una combinación de aplicaciones digitales, computación en la nube y otras tecnologías.
¿Cómo se utilizan los lugares de trabajo digitales?
En un ecosistema digital, ciertas actividades o funciones de la oficina se llevan a cabo de manera virtual y, con frecuencia, estas se adaptan a necesidades específicas del sector o de la seguridad, a equipos seleccionados y a preferencias personales. Aunque es posible implementar lugares de trabajo digitales para grupos pequeños y locales de empleados, también se adaptan a redes de oficinas y sucursales, situadas en ciudades, regiones o países diferentes.
En otras palabras, el espacio de trabajo digital abre un mundo de nuevas posibilidades para la empresa, derriba las barreras comunes de los lugares de trabajo tradicionales y promueve cambios en nuestro modo de trabajar y el lugar donde trabajamos.
¿Qué infraestructura precisa un lugar de trabajo digital?
Las soluciones para el lugar de trabajo digital pueden integrar una serie variable de dispositivos, software y hardware. Un lugar de trabajo digital puede incluir elementos tan básicos como software para correo electrónico y mensajería instantánea, herramientas para reuniones virtuales, recursos en la nube como almacenamiento y procesamiento, y aplicaciones de redes sociales o empresariales compartidas. Cuando se implementa correctamente, el lugar de trabajo digital posee el potencial para incrementar la agilidad, la flexibilidad, la productividad y los ingresos… e incluso acelerar el ritmo de la innovación.
La evolución del lugar de trabajo digital
La definición de lugar de trabajo ha cambiado de manera constante a lo largo de la historia de la industrialización moderna; no obstante, el lugar de trabajo digital es un avance relativamente reciente, azuzado por el rápido desarrollo de los dispositivos habilitados para internet, el crecimiento de los datos (y la necesidad de analizarlos) y las necesidades cambiantes de una plantilla de trabajadores más joven.
Tecnología
En los últimos 20 a 30 años, la vertiginosa aparición de tecnologías nuevas y prometedoras ha dotado de unas capacidades prácticamente ilimitadas a las plantillas de trabajadores. Internet, y todas las tecnologías que se derivan de ella, han descentralizado la noción común de lo que define el modo en que trabajamos. El espacio físico ya no es necesario. La comunicación puede ser instantánea, aunque miles de km separen a los interlocutores. La información se puede almacenar, consultar y compartir casi en tiempo real. El puente que separa a las personas y la productividad nunca había sido tan corto.
Datos
El actual mundo conectado y siempre en funcionamiento ha generado una cantidad exponencial de datos. Desde teléfonos móviles a inteligencia artificial y aprendizaje automático, Internet nos permite generar y recopilar cantidades inmensas de información (p. ej., Big Data). ¿El problema? El lugar de trabajo precisa maneras rápidas y fiables de analizarlos y extraer valor de los mismos.
Las personas
Las necesidades y los valores cambiantes de una generación de trabajadores más joven y emergente también han supuesto un estímulo para el lugar de trabajo digital. Mientras que la generación del baby boom separaba vida profesional y personal, las generaciones posteriores buscan mayor flexibilidad en sus preferencias laborales, lo que ha provocado una adopción más generalizada de los modelos de trabajo híbridos (es decir, aquellos en los que los empleados trabajan desde casa o en otras ubicaciones deslocalizadas sobre una base preestablecida o en función de las necesidades). Los trabajadores pueden acceder a todo aquello que precisen desde una aplicación o un servidor basado en la nube, y permanecer en contacto con los equipos fácilmente.
¿Cuáles son los componentes de un modelo de lugar de trabajo digital?
En términos generales, los modelos de lugar de trabajo digital incluyen cualquier combinación de cinco componentes básicos: comunicación, seguridad, almacenamiento, análisis y gestión. Ten en cuenta que un lugar de trabajo digital no precisa disponer de todos los componentes, solo aquellos necesarios para desempeñar las tareas de un día de trabajo específico.
Comunicación
La comunicación resulta fundamental para el éxito de cualquier lugar de trabajo digital: interactuar y colaborar en tiempo real o casi en tiempo real desde una o varias ubicaciones. Los programas comunes incluyen plataformas de mensajería instantánea, como Slack, y aplicaciones para reuniones virtuales, como Zoom. Este componente debería incluir también métodos asincrónicos. En comparación con la comunicación sincrónica, la comunicación asincrónica no exige una acción instantánea, lo que permite que las personas respondan o contacten cuando les resulte más conveniente. Un ejemplo de uso generalizado es el correo electrónico.
Seguridad
Aunque convenientes, los flujos de trabajo críticos cambiantes y los programas en línea pueden exponer a las empresas a amenazas virtuales y cibernéticas potenciales. Resulta esencial que un lugar de trabajo digital cuente con protección frente a hackers y otros ataques maliciosos. La seguridad puede venir impuesta por normativas o exigencias gubernamentales, o responder a una necesidad o decisión discrecional de la empresa.
Almacenamiento
Ya sea local en servidores físicos o subido en la nube, contar con almacenamiento suficiente para manejar cargas de trabajo esperadas e inesperadas es un requisito a cumplir.
Análisis
Cuando recopilar o procesar cantidades masivas de datos es una tarea fundamental de nuestro trabajo, contar con una estructura digital sólida y eficiente puede incrementar la agilidad, potenciar la innovación y aumentar la ventaja competitiva.
Gestión
Un entorno de trabajo digital exige contar con un sistema para realizar un seguimiento de cada proyecto, en especial, cuando se coordinan empleados de múltiples ubicaciones. Para ello, es probable que se precise algún tipo de gestión de proyectos para supervisar el progreso de principio a fin; de gestión de casos que permita a los usuarios colaborar a través de una interfaz única; y de gestión eficaz de los procesos que ayude a identificar las carencias de eficacia y a optimizar los flujos de trabajo.
¿Cuáles son las ventajas y desventajas del modelo de lugar de trabajo digital?
Ventajas
- Explorar más oportunidades de escalabilidad y flexibilidad y adaptarse a nuevas oportunidades de negocio o disrupciones empresariales inesperadas (p. ej., una pandemia mundial, condiciones meteorológicas adversas, etc.).
- Capacitar a los empleados para trabajar en cualquier lugar (durante sus desplazamientos, entre reuniones en ubicaciones remotas, en casa) ofreciendo funciones de colaboración y para la multitarea mejoradas que puedan optimizar la productividad.
- Atraer a talento potencial que valore la conciliación laboral y familiar y que esté interesado en un modelo de trabajo híbrido o remoto y en otras experiencias laborales que encajen en sus prioridades. El cambio a un modelo digital también puede permitir incrementar la tasa de retención de trabajadores.
- Reducir los gastos generales. Instalar los elementos de un lugar de trabajo digital puede reducir los gastos en desplazamientos. Adoptar un modelo virtual o remoto a tiempo completo elimina gastos generales fijos como el espacio de oficina y el mobiliario.
- Mejorar la transparencia. Incrementar el porcentaje del flujo de trabajo que se ejecuta en el espacio digital permite obtener más información sobre las operaciones diarias, a fin de identificar éxitos y oportunidades de mejora.
- Incrementar los ingresos. En combinación con otros ahorros de costes, los modelos digitales entregan mayor agilidad que acelera las oportunidades empresariales y ayuda a las empresas a llegar al mercado más rápidamente.
Desventajas
- Precisa una conexión a Internet fiable y sólida en todo momento. Sin ella, el trabajo se estanca.
- Es vulnerable a las amenazas cibernéticas y a otras amenazas específicas. A diferencia de los modelos tradicionales, donde los recursos están más aislados de las fuerzas externas, los datos valiosos pueden convertirse en objetivo de hackers, del espionaje industrial y de otras actividades malintencionadas.
- Requiere una inversión inicial y el desembolso de costes periódicos, como configuración, formación, gestión y actualizaciones.
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