Gestión de activos de TI (ITAM):

¿Qué es la gestión de activos de TI?

La gestión de activos de TI (ITAM) presenta diversas variantes, cada una centrada en distintas áreas de su ámbito:

• Gestión de activos de hardware (HAM): esta modalidad gestiona los ordenadores, servidores, equipos de red, periféricos y dispositivos móviles. Incluye el seguimiento de inventarios, la programación de mantenimiento y la gestión del ciclo de vida del hardware.
• Gestión de activos de software (SAM): esta modalidad gestiona la adquisición de activos de software, su implementación, la supervisión de su uso, el cumplimiento de las condiciones de las licencias y la optimización. Contribuye a facilitar el cumplimiento legal, así como a reducir costes costes y optimizar el software.
• Gestión de licencias: un subconjunto de la gestión de activos de software que se centra en el seguimiento y la gestión de licencias de software. Incluye el mantenimiento de registros precisos de licencias de software, la supervisión del uso de las licencias, la garantía del cumplimiento de los acuerdos de licencia y la optimización del uso de las licencias para ahorrar costes.
• Gestión financiera de TI (ITFM): la gestión financiera de TI incluye la elaboración de presupuestos, la asignación de costes, los sistemas de chargeback y la elaboración de informes financieros. Ayuda a las empresas a analizar los costes de los servicios y activos de TI, así como a optimizar el gasto en TI.
• Gestión de activos digitales (DAM): esta modalidad gestiona los archivos multimedia, los documentos, el diseño y los activos digitales de otro tipo. Incluye la categorización de activos, la gestión de datos, el control de versiones, el control de acceso y la administración de derechos digitales (DRM).
• Gestión de activos de la nube: la gestión de activos de la nube resulta crítico para gestionar los activos de TI en configuraciones de nube, dentro de un contexto en el que los servicios de nube son cada día más populares. Conlleva la gestión de los recursos de nube, la optimización de los gastos, la supervisión del consumo y el cumplimiento de los acuerdos con los proveedores de nube.
• Gestión de activos móviles: las organizaciones gestionan teléfonos móviles, tabletas y ordenadores. Incluye el aprovisionamiento de dispositivos, la gestión de la seguridad, la implementación de aplicaciones y la gestión de los gastos móviles.
• Gestión de servicios de TI (ITSM): ITIL (Information Technology Infrastructure Library) incluye prácticas de gestión de activos de TI en la entrega de servicios y el soporte. La gestión de servicios de TI incluye la gestión de incidencias, problemas, cambios y activos que se necesita para ofrecer servicios de TI de forma efectiva.

Si bien muchos creen que la ITAM comienza cuando un activo ingresa en el inventario, en realidad, empieza en el momento en que surge la necesidad de un nuevo activo de TI. A continuación se detallan las cinco etapas de ITAM y los requisitos de cada una de ellas:

• Solicitud:  el proceso de solicitud empieza cuando alguien dentro de una empresa envía una solicitud para adquirir un nuevo equipo de TI. Las mejores prácticas de ITAM incluyen contar con un método automatizado y estandarizado para el envío de solicitudes y un conjunto predefinido de criterios que servirán para evaluar y aprobar o rechazar las solicitudes.
• Adquisición:  en esta etapa tiene lugar la adquisición de activos de TI. La selección de proveedores, la negociación del contrato, los procedimientos de financiación y la introducción exitosa de activos adquiridos en el inventario son aspectos clave de la gestión de activos de TI que entran en juego durante esta etapa.
• Desarrollo:  en esta etapa, los equipos de TI entran en funcionamiento, ya sea en un centro de datos, en una fábrica o en una estación de trabajo individual. Las mejores prácticas de ITAM incluyen el uso de herramientas de gestión de inventario, asignaciones de equipos, y «propietarios» y ubicaciones específicos.
• Mantenimiento:  el mantenimiento de los activos incluye mantenimiento físico de rutina, actualizaciones de software y cualquier reparación necesaria. Los procesos automatizados, compatibles con las herramientas de gestión, son el sello distintivo de los sistemas de gestión de activos de TI maduros para el mantenimiento.
• Retirada:  todos los activos de TI llegan al final de su vida útil y deben retirarse de circulación. Ocasionalmente, los equipos se averían, pero con la implementación de las buenas prácticas de gestión de activos de TI, el coste de mantener los activos obsoletos se equilibra con las ventajas de rendimiento de reemplazarlos por tecnología más actual.

La gestión de activos de TI (ITAM) maximiza el valor y minimiza el riesgo al gestionar activos de hardware, software y similares de una organización. He aquí cómo funciona:

• Inventario: el procedimiento comienza con un inventario de todos los activos de TI que utiliza la empresa y son de su propiedad, incluidos ordenadores, servidores, equipos de red, periféricos, licencias de software, suscripciones y activos digitales.
• Clasificación de activos: el tipo, el uso, la propiedad y la criticidad de las operaciones determinan la clasificación de los activos. Categorizar y priorizar los activos ayuda a gestionar y asignar los recursos.
• Documentación: se registran fechas de adquisición de activos, garantías, configuraciones, acuerdos de licencia e historiales de uso. Esta documentación muestra la infraestructura de TI de la empresa y ayuda en la toma de decisiones.
• Gestión del ciclo de vida del activo: de la adquisición a la eliminación. La gestión de activos de TI requiere procesos adecuados de adquisición, implementación, mantenimiento, actualización y retirada. De este manera, se optimiza el uso de los activos durante su vida útil, al tiempo que se reducen los costes y peligros.
• Cumplimiento: respetar las regulaciones, los estándares del sector y los acuerdos de licencia reduce los riesgos legales y financieros. En el proceso de gestión de activos de TI, las políticas se supervisan y aplican, las licencias de software se utilizan de conformidad con sus términos y condiciones, y el cumplimiento se somete a auditorías periódicas.
• Optimización: la gestión de activos de TI maximiza el valor de estos y minimiza los residuos. Requiere identificar los activos que no se utilizan o que han quedado anticuados, reasignar recursos y llevar a cabo iniciativas de ahorro de costes, como consolidar las licencias y llegar a acuerdos con los proveedores.
• Seguridad: la gestión de activos de TI incluye su protección frente a amenazas y debilidades. Los métodos de seguridad, que incluyen el cifrado, las restricciones de acceso, la gestión de reparaciones y el software antivirus, protegen los activos frente a accesos no autorizados, vulnerabilidades de datos y ciberataques.
• Elaboración de informes y análisis: la elaboración de informes de datos sobre los activos de TI desvela el consumo, el rendimiento y los costes. Ayuda a detectar tendencias, tomar decisiones informadas y optimizar las inversiones en TI para cumplir los objetivos y las prioridades de la empresa.

Un buen procedimiento de gestión de activos de TI garantiza un funcionamiento eficiente y seguro de la infraestructura de TI de una organización, al tiempo que maximiza las inversiones tecnológicas.

La gestión de activos de TI comporta los siguientes desafíos:

• Crear puentes entre infraestructuras de varias generaciones: a medida que las empresas adoptan nuevas tecnologías, como HPE GreenLake, mezclar distintas generaciones de infraestructura se vuelve cada vez más complicado. Coordinar y optimizar estos activos, a la vez que se garantiza que funcionan bien juntos, es fundamental.
• Ampliar la vida útil de la tecnología: la tecnología evoluciona rápidamente y esto complica el poder mantener los activos en funcionamiento durante mucho tiempo. Para aprovechar al máximo las inversiones en TI y evitar gastos innecesarios, resulta fundamental hacer un mantenimiento proactivo, realizar actualizaciones y llevar a cabo una planificación eficaz.
• Eliminación responsable y sostenible: la eliminación de activos obsoletos de manera responsable resulta vital para el medio ambiente y el cumplimiento normativo. Borrar de forma segura datos confidenciales y cumplir con la regulación, mientras se reciclan y desechan los activos, implica ciertos desafíos.

La ITAM (gestión de activos de TI) y HPE (Hewlett Packard Enterprise) están estrechamente relacionados con la sostenibilidad a través de diversos servicios orientados a la gestión responsable de activos de TI:

• HPE Asset Upcycling Services: se centran en la eliminación sostenible de activos de TI retirados. HPE ayuda a las organizaciones a maximizar el valor de sus activos reacondicionándolos, poniéndolos nuevamente a la venta o reciclándolos, con lo que se reducen los residuos electrónicos y se favorece la economía circular.
• HPE Accelerated Migration Services: ayudan a las organizaciones a transitar hacia infraestructuras de TI más eficientes y sostenibles, al establecer como objetivo optimizar la utilización de recursos y reducir el impacto medioambiental.
• Servicios de tecnología usada de HPE: HPE ofrece servicios de tecnología usada que permiten a las organizaciones adquirir equipos de TI de calidad por un coste menor. Al promocionar el uso de equipos reacondicionados, HPE contribuye a reducir los residuos electrónicos e incentiva la sostenibilidad.
• Informe sobre economía circular de HPE: HPE publica un informe sobre economía circular en el que se describe su compromiso con la sostenibilidad destacando las iniciativas que adopta en materia de gestión de activos de TI, reciclaje y reducción del impacto medioambiental.